Drie ingrediënten voor het specificeren van veiligheidseisen

Proost dames en heren op het succes van dit project. Het is afgerond binnen de gestelde tijd, het onderhoud wordt door henzelf gedaan en het voldoet aan de gestelde specificaties. De vraag is voldoet dit nu werkelijk ? Was de proost niet wat voorbarig ? Hoe neem ik veiligheid mee in mijn aanbesteding of aanvraag? De impliciete eis De wetgeving is soms eenvoudig. Een ieder dient deze wetgeving te volgen, waardoor zij niet behoeft te worden gespecificeerd. Alle wettelijke regelgeving die van toepassing is binnen een project dient dan ook te worden nageleefd zonder dat deze gespecificeerd is. Wel kan ervan worden afgeweken als deze expliciet wordt uitgesloten en er overeenkomst is over de verantwoordelijkheid van mogelijke gevolgen. Het is dan ook niet nodig om bij een aanbestedingstraject of eenvoudiger bij de bestelling van een arbeidsmiddel of machine te specificeren dat deze dient te voldoen aan de Machinerichtlijn en/of Arbeidsmiddelenrichtlijn. Het enige dat u in dit kader dient te specificeren is het niveau van oplevering in termen van verantwoordelijkheid. Indien u alle verantwoordelijkheid bij de leverancier wilt laten liggen kunt u eenvoudig specificeren dat het systeem (productielijn, perscontainer, draaibrug etc..) CE gemarkeerd dient te worden met een 2A verklaring van overeenstemming. De leverancier dient voldoende kennis te hebben om alle van toepassing zijnde regels te volgen. Praktijk De praktijk is helaas nog verre van optimaal. De kopende partij weet dikwijls niet wat nu wel en niet gespecificeerd moet worden. Het is onbekend of nu juist alles inzake veiligheid met naam en toenaam expliciet vermeld moet worden of juist niet. Bovendien stoeit men met de vraag of men nu functionele of technische specificaties moet schrijven. Functionele specificaties zijn veelal specifiek van aard en laten vrijheden open ten aanzien van technische oplossingen, waardoor de controle op kwaliteit en grip op het resultaat veel minder is dan bij het leveren van technische specificaties. Technische specificaties zijn eveneens specifiek en soms zelfs dwingend in oplossing. Voordeel is dat men meer grip heeft op de uitvoering, maar het nadeel is dat de leverancier zich later kan verschuilen achter het feit dat bepaalde oplossingen waren voorgeschreven, waardoor de verantwoordelijkheden niet expliciet vastliggen. Vanuit het perspectief veiligheid en verantwoordelijkheid is de functionele specificatie dan ook te prefereren. Het nadeel hier is wel dat u als koper bij afname dient te controleren of de technische oplossingen voldoen aan uw gestelde normen. Bij deze laatste controle mag veiligheid niet ontbreken. Zelfs als u niets heeft gespecificeerd en een leverancier u een systeem levert met CE markering, kunt u een veiligheidscontrole uitvoeren als onderdeel van de acceptatie. Voldoet het systeem niet aan gestelde wettelijke eisen pas dan op. De kans op ongevallen kan daardoor groter worden en wat gebeurt er bij een ongeval? Welke partij is dan verantwoordelijk? Het is dan ook aan te bevelen om vooraf te specificeren, in algemene termen aangeven dat u een systeem wilt hebben dat voldoet aan de geldende veiligheidseisen en dat u dat ook bij oplevering controleert of laat controleren. De specificatie is juridisch gezien overbodig helaas, gegeven de werkwijze van vele toeleveranciers niet onverstandig om toch te doen. Het voorkomt problemen in de toekomst. Bovendien ontvangt u op basis van deze specificaties bij openbare aanbestedingen ook gelijkgestemde aanbiedingen. Openbare aanbestedingen Binnen openbare aanbestedingsprojecten wordt dikwijls zeer veel aandacht besteed aan het zorgvuldig specificeren van alle functionele en soms ook technische eisen. Veiligheid wordt helaas veelal als impliciete eis beschouwd. Hierdoor worden in praktijk fouten in een vroegtijdig stadium geïntroduceerd. Wat gaat er zoal fout ? Aan aanbiedende zijde: Aanbieder A interpreteert de aanbieding anders dan aanbieder B. Aanbieder A volgt de wettelijke regels en ziet zijn kostprijs toenemen. Aanbieder B die net zoals vroeger gewoon voor de functionaliteit gaat, doet niet zo moeilijk en biedt zonder veiligheid aan. Gegeven het feit dat het niet is gespecificeerd, geldt ook het principe wat men niet weet mist men niet. U als koper gaat voor partij B, denkt goed af te zijn, maar de problemen die u in de toekomst kunt krijgen zijn bij voorbaat geen prettig vooruitzicht. Aanbieder A en aanbieder B denken beiden aan het feit dat zij de opdracht willen en bieden beiden zonder veiligheid aan. Waarbij u natuurlijk in u recht staat als nadien blijkt dat de aanbieders niet conform de wet hebben gehandeld. De vraag is hoe is dit moreel uit te leggen nadat er een ongeluk is gebeurd. Ook al blijkt dat de procedure juridisch correct is. Aan specificerende zijde: Veiligheid is ondergeschikt aan functionaliteit en heeft onvoldoende aandacht gekregen in het voortraject, waardoor er niet echt een beleid is. Veiligheid wordt beschouwd als een probleem voor anderen en er is geen budget voor. Veiligheid ontbreekt in de zogenaamde “compliancy- of beoordelingsmatrix”. Afhankelijk van de mate waarin de aanbieding voldoet aan de gestelde eisen worden punten volgens deze matrix vergeven. Als blijkt dat veiligheid daar niet in staat dan zullen de aanbieders daar ook niet op sturen. De specificerende partij schrijft expliciet de geldende regels als Machinerichtlijn en Arbeidsmiddelenrichtlijn alsmede normen die gevolgd moeten worden voor. U zult denken “zo nu heb ik alles vastgelegd en nu kan men er niet meer onderuit”. Maar dan heeft u het mis. Een rechter zou kunnen oordelen dat u zoveel detailkennis heeft van de normen en geldende regels in relatie tot de gestelde technische specificaties, dat hij of zij u dan ook in staat acht bij afname op deze normen en regels te controleren. U kunt u later dan niet meer beroepen op het feit dat u geen kennis heeft. Drie ingrediënten die niet mogen ontbreken: Zorg voor bewustzijn en budgetten voor veiligheid. Zonder draagvlak of budget kan veiligheid niet worden geïmplementeerd. Neem in uw beoordelingsmatrix bij openbare aanbestedingen of in uw selectiecriteria veiligheid expliciet op. Neem een hoofdstuk functionele veiligheid op in uw aanbesteding / aanvraag waarin u expliciet aangeeft dat u veiligheid wenst op geldend niveau en volgens geldende regels en dat afname op gebied van veiligheid mogelijk wordt uitgevoerd door een externe veiligheidsspecialist. Als u vragen heeft over specificaties of hulp wenst bij afname van systemen belt u dan met Pilz 0347 320477. Onze safety consultants helpen u graag door de jungle van wetten, regels en normen om te komen tot een praktische veilige oplossing. Jan Tournois Directeur Pilz Nederland